Um fluxo de trabalho prático para a due diligence de fornecedores.

Comece com a identidade registrada.

O perfil de uma empresa é uma pista para a pesquisa. Anote o nome exibido, a localização, a categoria e a data em que você o analisou. Peça ao contato que identifique a entidade jurídica que fará a cotação, o contrato e a fatura. Os nomes das empresas podem aparecer em diferentes idiomas ou com nomes comerciais diferentes, portanto, resolva as diferenças antes de considerar documentos separados como prova sobre a mesma empresa. Guarde os documentos originais e a explicação junto com suas anotações. Um perfil atraente e uma resposta rápida são úteis para a comunicação, mas não resolvem questões de identidade.

Compreenda o acordo de produção.

Pergunte quais produtos a empresa fabrica, quais operações ela realiza internamente e quais terceiriza. Concentre-se no seu produto específico, em vez da categoria genérica do catálogo. Solicite uma explicação sobre os materiais, processos, ferramentas e controles de qualidade propostos. Se uma alegação de capacidade for importante, peça evidências relacionadas à operação em questão. Uma fotografia da fábrica pode mostrar os equipamentos, mas não comprova que seu produto utilizará esses equipamentos ou que há capacidade reservada para o seu pedido.

Verifique a relevância dos documentos.

Colete documentos porque eles respondem a uma pergunta específica. Para qualquer relatório de teste, certificado ou registro de inspeção, verifique a organização mencionada, a descrição do produto, a versão, a data e o escopo. Peça ao emissor ou a um especialista apropriado para esclarecer dúvidas quando o documento for relevante para sua decisão. Evite considerar um relatório de produto não relacionado como prova de que o item que você pretende comprar é adequado. Os requisitos dependem do produto e da finalidade; identifique esses requisitos para o seu projeto antes de solicitar a um fornecedor uma declaração de conformidade genérica.

Utilize uma amostra para reduzir a incerteza específica.

Escolha uma amostra que reflita a especificação proposta. Registre o que ela demonstra e o que não demonstra. Uma amostra de estoque sem marca pode ajudar a avaliar a forma e o manuseio, mas deixa a decoração proposta sem teste. Uma amostra de desenvolvimento feita à mão pode não garantir a consistência da produção. Defina as verificações que serão realizadas e registre os resultados de acordo com os mesmos critérios. Quando forem necessários testes especializados, defina o trabalho e o responsável antes de se basear em uma inspeção visual ou em uma descrição informal.

Resolva os detalhes comerciais.

Compare a identidade da empresa na cotação, na fatura e nas instruções de pagamento. Esclareça as diferenças por meio de um canal de contato estabelecido antes de tomar qualquer providência. Registre os detalhes exatos dos produtos, quantidade, unidade, embalagem, escopo da entrega, cronograma e tratamento de alterações ou defeitos. Deixe as responsabilidades claras para ambas as partes. Se algum procedimento for desconhecido ou essencial para o projeto, busque assessoria profissional adequada. O objetivo desta lista de verificação é uma tomada de decisão rastreável, e não a afirmação de que um único documento ou método de pagamento elimina todos os riscos.

Mantenha uma lista de problemas em aberto.

Conclua cada etapa registrando o que foi confirmado, as evidências que o sustentam e o que permanece sem solução. Decida quais lacunas devem ser sanadas antes que uma amostra, pedido ou remessa seja processada. Atribua um responsável e uma próxima etapa para cada questão importante. Reavalie o registro quando houver mudanças no produto, no acordo com a fábrica ou na entidade contratante. Informações de diretórios podem ajudar a encontrar fornecedores, mas sua decisão de compra deve se basear em evidências atuais e específicas do projeto. Não rotule um fornecedor como auditado independentemente apenas porque esta lista de verificação foi utilizada.