Практический алгоритм проведения комплексной проверки поставщиков.

Начнём с задокументированной личности.

Профиль компании — это потенциальный источник информации для исследования. Запишите отображаемое название, местоположение, категорию и дату просмотра. Попросите контактное лицо указать юридическое лицо, которое будет составлять коммерческое предложение, заключать договор и выставлять счета. Названия компаний могут встречаться на разных языках или в разных торговых наименованиях, поэтому урегулируйте разногласия, прежде чем рассматривать отдельные документы как доказательство существования одной и той же компании. Сохраните оригиналы документов и пояснения вместе со своими заметками. Привлекательный профиль и оперативный ответ полезны для общения, но не решают вопросы, касающиеся личности.

Разберитесь в организации производства.

Спросите, какие продукты производит компания, какие операции она выполняет самостоятельно, а какие поручает другим. Сосредоточьтесь на конкретном товаре, а не на общей категории в каталоге. Запросите объяснение предлагаемых материалов, процессов, инструментов и проверок качества. Если важно указать возможности производства, запросите подтверждение, связанное с соответствующей операцией. Фотография завода может показывать оборудование, но она не гарантирует, что ваш продукт будет производиться с использованием этого оборудования или что эта производственная мощность зарезервирована для вашего заказа.

Проверьте документы на предмет соответствия теме.

Собирайте документы, поскольку они отвечают на поставленный вопрос. Для любого протокола испытаний, сертификата или протокола проверки проверяйте указание организации, описание продукта, версию, дату и область применения. Обращайтесь к эмитенту или соответствующему специалисту для разрешения неясностей, если документ имеет существенное значение для вашего решения. Избегайте использования отчета о продукте, не имеющем отношения к вашему заказу, в качестве подтверждения соответствия. Требования зависят от продукта и места назначения; определите эти требования для вашего проекта, прежде чем запрашивать у поставщика типовое заявление о соответствии.

Используйте выборку для уменьшения специфической неопределенности.

Выберите образец, соответствующий предлагаемым спецификациям. Запишите, что он демонстрирует, а что нет. Образец без маркировки может помочь оценить форму и удобство использования, оставив предлагаемый декор без проверки. Образец, изготовленный вручную, может не подтвердить стабильность производства. Согласуйте проводимые проверки и запишите результаты по тем же критериям. В случаях, когда требуется специализированное тестирование, определите вид работ и ответственное лицо, прежде чем полагаться на визуальный осмотр или неформальное описание.

Урегулируйте коммерческие детали.

Сравните данные о компании в коммерческом предложении, счете-фактуре и платежных инструкциях. Прежде чем предпринимать какие-либо действия, уточните различия через установленный канал связи. Зафиксируйте точные данные о товарах, количестве, единицах измерения, упаковке, объеме поставки, графике и порядке внесения изменений или устранения дефектов. Обе стороны должны четко понимать свои обязанности. Если какое-либо соглашение незнакомо или имеет существенное значение для проекта, обратитесь за соответствующей профессиональной консультацией. Цель этого контрольного списка – принятие решения, которое можно отследить, а не утверждение, что один документ или способ оплаты исключает все риски.

Ведите список нерешенных вопросов.

Завершайте каждый этап, фиксируя подтвержденные данные, подтверждающие их доказательства и нерешенные вопросы. Определите, какие пробелы необходимо устранить до того, как будет предоставлен образец, оформлен заказ или осуществлена ​​отгрузка. Назначьте ответственного и определите дальнейшие шаги для каждого важного вопроса. Пересматривайте записи при изменении продукта, условий производства или подрядчика. Информация из справочников может помочь вам найти потенциальных поставщиков, но ваше решение о закупке должно основываться на актуальных данных, относящихся к конкретному проекту. Не следует помечать поставщика как прошедшего независимую проверку только потому, что был использован этот контрольный список.