実用的なサプライヤーデューデリジェンスのワークフロー

記録された身元情報から始めましょう

企業プロフィールは調査の手がかりとなります。表示されている企業名、所在地、業種、閲覧日を記録しておきましょう。担当者に、見積もり、契約、請求書を発行する法人名を明示してもらいましょう。企業名は異なる言語や商号で表記されている場合があるため、複数の文書を同一企業に関する証拠として扱う前に、相違点を解消しておくことが重要です。元の文書と説明はメモと一緒に保管しておきましょう。魅力的なプロフィールと迅速な返信はコミュニケーションに役立ちますが、身元確認の問題を解決するものではありません。

制作体制を理解する

会社がどのような製品を製造しているのか、どの工程を自社で行っているのか、どの作業を外部委託しているのかを尋ねてください。カタログの広範なカテゴリーではなく、実際にあなたが購入しようとしている製品に焦点を当ててください。提案されている材料、工程、工具、品質チェックについて説明を求めてください。能力に関する主張が重要な場合は、関連する工程を示す証拠を求めてください。工場の写真には設備が写っているかもしれませんが、あなたの製品がその設備を使用する、あるいはその生産能力があなたの注文のために確保されていることを示すものではありません。

文書の関連性を確認する

文書は、明確な質問に答えるものであるため、収集してください。試験報告書、証明書、検査記録などについては、発行機関名、製品説明、バージョン、日付、適用範囲を確認してください。文書が意思決定に重要な場合は、発行者または適切な専門家に問い合わせて不明点を解消してください。購入予定の商品とは無関係な製品報告書を、購入予定の商品の証明として扱うことは避けてください。要件は製品と用途によって異なります。サプライヤーに一般的な適合性に関する声明を求める前に、プロジェクトの要件を特定してください。

サンプルを使用して、特定の不確実性を低減します。

提案された仕様を反映したサンプルを選択してください。そのサンプルが示すものと示さないものを記録してください。ブランド名のない既製サンプルは、形状や取り扱いやすさを評価するのに役立ちますが、提案された装飾についてはテストされません。手作りの開発サンプルでは、​​生産の一貫性を確立できない場合があります。実施するチェック項目を合意し、同じ基準に基づいて結果を記録してください。専門的なテストが必要な場合は、目視検査や非公式な説明に頼る前に、作業内容と責任者を明確に定義してください。

商業的な詳細を解決する

見積書、請求書、支払指示書に記載されている会社情報を比較してください。対応する前に、確立された連絡手段を通じて相違点を明確にしてください。商品、数量、単位、梱包、配送範囲、スケジュール、変更または不具合への対応について正確に記録してください。両当事者の責任を明確にしてください。取り決めが不慣れな場合、またはプロジェクトにとって重要な場合は、適切な専門家のアドバイスを求めてください。このチェックリストの目的は、追跡可能な意思決定を行うことであり、1つの文書または支払い方法によってすべてのリスクが排除されるという主張ではありません。

未解決問題リストを作成しておく

各段階の最後に、確認事項、それを裏付ける証拠、未解決事項を記録してください。サンプル、注文、出荷を進める前に、どのギャップを埋める必要があるかを判断してください。重要な質問ごとに担当者と次のステップを割り当ててください。製品、工場の取り決め、契約主体に変更があった場合は、記録を見直してください。ディレクトリ情報は候補を見つけるのに役立ちますが、購入決定は最新のプロジェクト固有の証拠に基づいて行う必要があります。このチェックリストが使用されたという理由だけで、サプライヤーを独立監査済みとみなさないでください。