明確な書面記録を残して製品サンプルを承認する

サンプルが何を表しているかを述べてください。

サンプルを依頼する前に、その目的を明確にしてください。在庫品、装飾サンプル、開発プロトタイプ、量産サンプルは、それぞれ異なる目的に対応します。サンプルが表す製品番号、図面改訂版、材質、仕上げ、色、装飾、梱包について記録してください。サプライヤーに、提案された量産注文との違いを明示するよう依頼してください。入手可能なサンプルが代替材料や別のサイズを使用している場合は、どのチェックが可能で、どのチェックを後回しにするかを判断してください。承認は、すべての機能がチェックされたことを示唆するのではなく、承認された範囲を明記するべきです。

受け入れ基準を準備する

サンプルが到着する前にチェック項目を記入してください。寸法、適合性、操作性、外観、装飾位置、および該当する場合はパッケージなど、使用目的に重要な特性を含めてください。各チェック項目について、使用した方法と参照資料を明記してください。写真は外観を記録するのに役立ちますが、正確な色や寸法を確認するには適さない場合があります。許容誤差や性能基準が重要な場合は、値とその測定方法について合意してください。自社の設備や能力を超える試験については、適切な専門家に定義を依頼してください。

定期的に検査し、記録する

サンプル到着時に識別し、ラベルや付属書類を保管してください。商品、梱包、および重要な詳細を写真に撮ってください。測定値を単位とともに記録し、結果に影響を与える可能性のある条件をメモしてください。確認済みの欠陥と、明確化が必要な疑問点を区別してください。サンプルを、記憶に残る会話や以前のアートワークファイルではなく、現在の仕様と比較してください。複数の人がレビューする場合は、サプライヤーに矛盾した指示が届かないように、それぞれの所見をまとめて一つの決定としてください。

決定を明確にする

適切な承認には、サンプル、仕様改訂、日付を明記してください。承認、却下、または記載された変更を条件とした承認のいずれであるかを明記してください。必要な修正事項をすべて説明し、生産前にどのように実証されるかを尋ねてください。サンプルが良好であるというメッセージでは、重要な点が未解決のままになる可能性があります。テストされていない機能がある場合は、その制限事項を記録してください。外観の承認は、耐久性、安全性、包装性能、または後日提案される別の材料の承認に黙ってはなりません。

承認後の管理変更

承認されたアートワーク、図面、写真、および書面による決定事項はまとめて保管してください。実物サンプルを保管するかどうか、また誰が保管するかを記録してください。仕様に変更が生じた場合は、影響を受けるチェック項目を特定し、新しいサンプルまたは校正刷りが必要かどうかを判断してください。変更を承認する前に、価格とスケジュールへの影響を確認してください。参照サンプルは、両者が書面による仕様書および生産が従うべきバージョンとの関係を理解し​​ている場合にのみ有用です。

承認プロセスを生産チェックに連携させる

サンプル承認は注文の一段階であり、すべての生産品がサンプルと一致することの証明ではありません。生産適合性をどのように評価し、差異をどのように処理するかについて合意してください。適切なチェックは、品目、工程、およびプロジェクトのリスクによって異なります。誰が検査を行い、どのような情報を受け取り、いつ決定が必要になるかを記録してください。サンプル承認、生産承認、出荷承認は記録上で明確に区別してください。これにより、各決定が理解しやすくなり、後の議論において具体的な参照資料となります。