Approvare un campione di prodotto mediante una chiara documentazione scritta.

Indica cosa rappresenta il campione

Prima di richiedere un campione, concordatene lo scopo. Un articolo a magazzino, un campione decorato, un prototipo di sviluppo e un campione di produzione rispondono a esigenze diverse. Annotate il riferimento del prodotto, la revisione del disegno, il materiale, la finitura, il colore, la decorazione e l'imballaggio che il campione intende rappresentare. Chiedete al fornitore di segnalare eventuali differenze rispetto all'ordine di produzione proposto. Se un campione disponibile utilizza un materiale sostitutivo o una dimensione diversa, decidete quali verifiche sono ancora possibili e quali devono essere rimandate. L'approvazione deve descrivere l'ambito accettato, non implicare che ogni caratteristica sia stata verificata.

Preparare i criteri di accettazione

Prima dell'arrivo del campione, redigete la documentazione per i controlli. Includete le caratteristiche rilevanti per l'uso previsto: dimensioni, adattabilità, funzionamento, aspetto, posizione delle decorazioni e imballaggio, ove pertinente. Indicate il metodo e il riferimento utilizzati per ciascun controllo. Una fotografia può documentare l'aspetto, ma potrebbe non essere adatta a confermare un colore o una dimensione precisi. Qualora siano rilevanti tolleranze o soglie di prestazione, concordate i valori e le modalità di misurazione. Richiedete a uno specialista competente di definire i test che esulano dalle vostre competenze o attrezzature.

Ispezionare e registrare in modo coerente

Al ricevimento del campione, identificatelo e conservate le etichette o la documentazione allegata. Fotografate l'oggetto, l'imballaggio e i dettagli importanti. Registrate le misure con le relative unità di misura e annotate le condizioni che potrebbero influenzare il risultato. Distinguete un difetto confermato da un quesito che necessita di chiarimenti. Confrontate il campione con le specifiche attuali, non con un ricordo di una conversazione o un file grafico precedente. Qualora il campione venga esaminato da più persone, raccogliete i loro pareri in un'unica decisione, in modo che il fornitore non riceva istruzioni contraddittorie.

Esplicita la decisione

Un'approvazione efficace deve indicare il campione, la revisione delle specifiche e la data. È necessario specificare se il campione è approvato, rifiutato o approvato con riserva di modifiche. Descrivere ogni correzione richiesta e chiedere come verrà dimostrata prima della produzione. Un messaggio che afferma che il campione ha un bell'aspetto potrebbe lasciare irrisolti punti critici. Se una caratteristica non è stata testata, è necessario documentare tale limitazione. L'approvazione dell'aspetto non deve essere implicitamente considerata un'approvazione della durabilità, della sicurezza, delle prestazioni dell'imballaggio o di un materiale diverso proposto in seguito.

Controllo delle modifiche dopo l'approvazione

Conservare insieme le illustrazioni, i disegni, le fotografie e la decisione scritta approvati. Annotare se il campione fisico verrà conservato e chi lo custodisce. In caso di modifiche alle specifiche, identificare i controlli interessati e decidere se è necessario un nuovo campione o una nuova bozza. Verificare l'impatto su prezzo e tempistica prima di considerare la modifica come accettata. Un campione di riferimento è utile solo quando entrambe le parti ne comprendono la relazione con le specifiche scritte e con la versione che la produzione deve seguire.

Collegare l'approvazione ai controlli di produzione

L'approvazione del campione rappresenta una fase dell'ordine, non la prova che ogni unità di produzione corrisponda al campione stesso. Definite le modalità di valutazione della conformità della produzione e di gestione delle eventuali discrepanze. I controlli appropriati dipendono dall'articolo, dal processo e dai rischi del progetto. Annotate chi effettuerà le ispezioni, quali informazioni riceverà e quando sarà necessaria una decisione. È fondamentale distinguere, nella documentazione, l'approvazione del campione, l'approvazione della produzione e l'autorizzazione alla spedizione. In questo modo, ogni decisione risulterà più chiara e fornirà un riferimento concreto per le discussioni successive.