Ürün örneğini açık ve net bir yazılı kayıtla onaylayın.

Örneklemin neyi temsil ettiğini belirtin.

Numune talep etmeden önce amacını kararlaştırın. Stok ürünü, süslü numune, geliştirme prototipi ve üretim numunesi farklı sorulara cevap verir. Temsil etmesi amaçlanan ürün referansını, çizim revizyonunu, malzemeyi, yüzey işlemini, rengi, süslemeyi ve ambalajı kaydedin. Tedarikçiden önerilen üretim siparişinden herhangi bir farklılığı belirlemesini isteyin. Mevcut bir numunede ikame bir malzeme veya farklı bir boyut kullanılıyorsa, hangi kontrollerin mümkün olduğunu ve hangilerinin beklemesi gerektiğini belirleyin. Onay, her özelliğin kontrol edildiği anlamına gelmek yerine, kabul edilen kapsamı tanımlamalıdır.

Kabul kriterlerini hazırlayın.

Numune gelmeden önce kontrolleri yazın. Kullanım amacına ilişkin önemli özellikleri ekleyin: boyutlar, uyum, çalışma, görünüm, dekorasyon konumu ve ilgiliyse ambalaj. Her kontrol için kullanılan yöntemi ve referansı belirtin. Bir fotoğraf görünümü kaydedebilir, ancak kesin bir renk veya boyutu doğrulamak için uygun olmayabilir. Toleranslar veya performans eşikleri önemliyse, değerler ve bunların nasıl ölçüleceği konusunda anlaşın. Kendi ekipmanınızın veya yetkinliğinizin ötesindeki testleri tanımlamak için uygun bir uzmandan yardım isteyin.

Düzenli olarak inceleyin ve kayıt altına alın.

Numuneyi geldiğinde tanımlayın ve etiketlerini veya beraberindeki belgeleri saklayın. Ürünün, ambalajının ve önemli ayrıntılarının fotoğraflarını çekin. Ölçüleri birimleriyle birlikte kaydedin ve sonucu etkileyebilecek koşulları not edin. Doğrulanan bir kusuru, açıklama gerektiren bir sorudan ayırt edin. Numuneyi, hatırlanan bir konuşma veya önceki bir tasarım dosyasıyla değil, mevcut spesifikasyonla karşılaştırın. Birden fazla kişi inceliyorsa, tedarikçinin çelişkili talimatlar almaması için bulgularını tek bir kararda birleştirin.

Kararı açıkça belirtin.

Faydalı bir onay, numuneyi, spesifikasyon revizyonunu ve tarihini belirtir. Onaylandığını, reddedildiğini veya belirtilen değişikliklere bağlı olarak onaylandığını belirtin. Gerekli her düzeltmeyi açıklayın ve üretimden önce nasıl gösterileceğini sorun. Numunenin iyi göründüğünü belirten bir mesaj, kritik noktaları çözümsüz bırakabilir. Bir özellik test edilmemişse, bu sınırlamayı kaydedin. Görünüm onayı, sessizce dayanıklılık, güvenlik, ambalaj performansı veya daha sonra önerilen farklı bir malzeme için onay anlamına gelmemelidir.

Onaydan sonra kontrol değişiklikleri

Kabul edilen çizimleri, fotoğrafları ve yazılı kararı birlikte saklayın. Fiziksel örneğin saklanıp saklanmayacağını ve kimin elinde olduğunu kaydedin. Herhangi bir şartname değişikliği olduğunda, etkilenen kontrolleri belirleyin ve yeni bir örnek veya prova gerekip gerekmediğine karar verin. Değişikliği kabul etmeden önce fiyat ve zaman çizelgesi üzerindeki etkisini doğrulayın. Referans örnek, ancak her iki taraf da yazılı şartname ve üretimin izlemesi gereken versiyonla olan ilişkisini anladığında faydalıdır.

Onay sürecini üretim kontrolleriyle ilişkilendirin.

Numune onayı, her üretim biriminin siparişe uygun olduğunun kanıtı olmaktan ziyade, siparişin bir aşamasıdır. Üretim uygunluğunun nasıl değerlendirileceği ve farklılıkların nasıl ele alınacağı konusunda anlaşmaya varın. Uygun kontroller, ürüne, sürece ve projenin risklerine bağlıdır. Kimin denetim yapacağını, hangi bilgileri alacaklarını ve ne zaman karar verilmesi gerektiğini kaydedin. Numune onayı, üretim onayı ve sevkiyat iznini kayıtlarınızda ayrı tutun. Bu, her kararı anlaşılır kılar ve daha sonraki tartışmalara somut bir referans sağlar.