Zatwierdź próbkę produktu z czytelnym zapisem pisemnym

Określ, co przedstawia próbka

Przed zamówieniem próbki należy uzgodnić jej przeznaczenie. Produkt standardowy, próbka dekorowana, prototyp rozwojowy i próbka produkcyjna odpowiadają na różne pytania. Należy odnotować numer referencyjny produktu, wersję rysunku, materiał, wykończenie, kolor, dekorację i opakowanie, które ma on reprezentować. Poproś dostawcę o wskazanie wszelkich różnic w stosunku do proponowanego zamówienia produkcyjnego. Jeśli dostępna próbka wykorzystuje materiał zastępczy lub inny rozmiar, należy zdecydować, które kontrole pozostają możliwe, a które muszą poczekać. Zatwierdzenie powinno opisywać zaakceptowany zakres, a nie sugerować, że każda cecha została sprawdzona.

Przygotuj kryteria akceptacji

Przeprowadź kontrole przed otrzymaniem próbki. Uwzględnij cechy istotne dla zamierzonego zastosowania: wymiary, dopasowanie, działanie, wygląd, położenie dekoracji i opakowanie, tam gdzie ma to zastosowanie. Podaj metodę i numer referencyjny użyte do każdej kontroli. Zdjęcie może uchwycić wygląd, ale może nie być odpowiednie do potwierdzenia dokładnego koloru lub wymiaru. W przypadku, gdy tolerancje lub progi wydajności mają znaczenie, uzgodnij wartości i sposób ich pomiaru. Poproś odpowiedniego specjalistę o zdefiniowanie testów wykraczających poza zakres Twojego sprzętu lub kompetencji.

Regularnie sprawdzaj i rejestruj

Zidentyfikuj próbkę po jej otrzymaniu i zachowaj jej etykiety lub dołączone dokumenty. Sfotografuj przedmiot, opakowanie i ważne szczegóły. Zapisz pomiary wraz z jednostkami i zanotuj warunki, które mogą wpłynąć na wynik. Odróżnij potwierdzoną wadę od pytania wymagającego wyjaśnienia. Porównaj próbkę z aktualną specyfikacją, a nie z zapamiętaną rozmową lub wcześniejszym plikiem graficznym. Jeśli próbkę przegląda kilka osób, zbierz ich wnioski w jedną decyzję, aby dostawca nie otrzymał sprzecznych instrukcji.

Podejmij decyzję wyraźnie

Użyteczne zatwierdzenie zawiera nazwę próbki, wersję specyfikacji i datę. Należy określić, czy próbka została zatwierdzona, odrzucona, czy zatwierdzona z zastrzeżeniem wymienionych zmian. Należy opisać każdą wymaganą korektę i zapytać, w jaki sposób zostanie ona zademonstrowana przed produkcją. Komunikat informujący, że próbka wygląda dobrze, może pozostawić nierozstrzygnięte kwestie krytyczne. Jeśli dana cecha nie została przetestowana, należy odnotować to ograniczenie. Zatwierdzenie wyglądu nie powinno być po cichu zatwierdzeniem trwałości, bezpieczeństwa, wydajności opakowania lub innego materiału zaproponowanego później.

Zmiany w kontroli po zatwierdzeniu

Zachowaj zaakceptowane projekty graficzne, rysunki, zdjęcia i pisemną decyzję razem. Zanotuj, czy próbka fizyczna zostanie zachowana i kto ją przechowuje. W przypadku zmiany specyfikacji zidentyfikuj kontrole, których dotyczy problem, i zdecyduj, czy potrzebna jest nowa próbka lub proof. Potwierdź wpływ na cenę i harmonogram przed uznaniem zmiany za zaakceptowaną. Próbka referencyjna jest przydatna tylko wtedy, gdy obie strony rozumieją jej związek ze specyfikacją pisemną i wersją, której musi przestrzegać produkcja.

Połącz zatwierdzenie z kontrolą produkcji

Zatwierdzenie próbki jest jednym z etapów zamówienia, a nie dowodem na to, że każda jednostka produkcyjna jest z nim zgodna. Należy uzgodnić sposób oceny zgodności produkcji i postępowania z różnicami. Odpowiednie kontrole zależą od produktu, procesu i ryzyka związanego z projektem. Należy odnotować, kto będzie przeprowadzał kontrolę, jakie informacje otrzyma i kiedy wymagana jest decyzja. Należy oddzielić w dokumentacji zatwierdzenie próbki, zatwierdzenie produkcji i zwolnienie z wysyłki. Dzięki temu każda decyzja będzie zrozumiała i będzie stanowić konkretny punkt odniesienia dla późniejszych dyskusji.