อนุมัติตัวอย่างผลิตภัณฑ์พร้อมบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษรอย่างชัดเจน

ระบุว่าตัวอย่างนี้แสดงถึงอะไร

ก่อนขอตัวอย่าง ให้ตกลงวัตถุประสงค์ของการขอตัวอย่างก่อน ตัวอย่างสินค้าในสต็อก ตัวอย่างตกแต่ง ต้นแบบการพัฒนา และตัวอย่างการผลิต มีวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกัน บันทึกหมายเลขอ้างอิงผลิตภัณฑ์ การแก้ไขแบบ วัสดุ การตกแต่ง สี การตกแต่ง และบรรจุภัณฑ์ที่ตัวอย่างนั้นต้องการแสดงถึง ขอให้ซัพพลายเออร์ระบุความแตกต่างใดๆ จากคำสั่งผลิตที่เสนอ หากตัวอย่างที่มีอยู่ใช้วัสดุทดแทนหรือขนาดอื่น ให้ตัดสินใจว่าการตรวจสอบใดบ้างที่ยังสามารถทำได้ และการตรวจสอบใดบ้างที่ต้องรอ การอนุมัติควรระบุขอบเขตที่ยอมรับได้ ไม่ใช่การบอกเป็นนัยว่าได้ตรวจสอบทุกคุณสมบัติแล้ว

จัดทำเกณฑ์การยอมรับ

เขียนรายงานการตรวจสอบก่อนที่ตัวอย่างจะมาถึง ระบุคุณลักษณะที่สำคัญต่อการใช้งานที่ตั้งใจไว้ เช่น ขนาด ความพอดี การใช้งาน รูปลักษณ์ ตำแหน่งการตกแต่ง และบรรจุภัณฑ์ (ถ้าเกี่ยวข้อง) ระบุวิธีการและเอกสารอ้างอิงที่ใช้สำหรับการตรวจสอบแต่ละครั้ง ภาพถ่ายสามารถบันทึกรูปลักษณ์ได้ แต่ภาพถ่ายอาจไม่เหมาะสมสำหรับการยืนยันสีหรือขนาดที่แน่นอน ในกรณีที่ค่าความคลาดเคลื่อนหรือเกณฑ์ประสิทธิภาพมีความสำคัญ ให้ตกลงค่าและวิธีการวัด ขอให้ผู้เชี่ยวชาญที่เหมาะสมกำหนดการทดสอบที่เกินขีดความสามารถหรืออุปกรณ์ของคุณเอง

ตรวจสอบและบันทึกอย่างสม่ำเสมอ

ตรวจสอบตัวอย่างเมื่อได้รับและเก็บฉลากหรือเอกสารประกอบไว้ ถ่ายภาพสินค้า บรรจุภัณฑ์ และรายละเอียดที่สำคัญ บันทึกขนาดพร้อมหน่วย และจดบันทึกเงื่อนไขที่อาจส่งผลต่อผลลัพธ์ แยกแยะข้อบกพร่องที่ได้รับการยืนยันแล้วออกจากคำถามที่ต้องการคำชี้แจง เปรียบเทียบตัวอย่างกับข้อกำหนดปัจจุบัน ไม่ใช่บทสนทนาที่จำได้หรือไฟล์งานศิลปะก่อนหน้านี้ หากมีหลายคนตรวจสอบ ให้รวบรวมข้อค้นพบของพวกเขาเป็นข้อสรุปเดียว เพื่อไม่ให้ซัพพลายเออร์ได้รับคำแนะนำที่ขัดแย้งกัน

ระบุการตัดสินใจให้ชัดเจน

การอนุมัติที่มีประโยชน์ควรระบุชื่อตัวอย่าง การแก้ไขข้อกำหนด และวันที่ ระบุว่าได้รับการอนุมัติ ปฏิเสธ หรืออนุมัติโดยมีเงื่อนไขการเปลี่ยนแปลงที่ระบุไว้ อธิบายการแก้ไขที่จำเป็นทั้งหมด และสอบถามว่าจะมีการสาธิตอย่างไรก่อนการผลิต ข้อความที่ระบุว่าตัวอย่างดูดีอาจไม่ได้แก้ไขประเด็นสำคัญ หากยังไม่ได้ทดสอบคุณสมบัติใด ให้บันทึกข้อจำกัดนั้นไว้ การอนุมัติรูปลักษณ์ไม่ควรกลายเป็นการอนุมัติความทนทาน ความปลอดภัย ประสิทธิภาพการบรรจุภัณฑ์ หรือวัสดุอื่นที่เสนอในภายหลังโดยปริยาย

การเปลี่ยนแปลงการควบคุมหลังได้รับการอนุมัติ

เก็บรักษาผลงานศิลปะ ภาพวาด ภาพถ่าย และเอกสารการตัดสินใจที่ได้รับการอนุมัติไว้ด้วยกัน บันทึกว่าตัวอย่างจริงจะถูกเก็บรักษาไว้หรือไม่ และใครเป็นผู้เก็บรักษา เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงข้อกำหนดใดๆ ให้ระบุการตรวจสอบที่ได้รับผลกระทบ และตัดสินใจว่าจำเป็นต้องมีตัวอย่างหรือหลักฐานใหม่หรือไม่ ยืนยันผลกระทบต่อราคาและกำหนดการก่อนที่จะถือว่าการเปลี่ยนแปลงนั้นได้รับการยอมรับ ตัวอย่างอ้างอิงจะมีประโยชน์ก็ต่อเมื่อทั้งสองฝ่ายเข้าใจความสัมพันธ์ของตัวอย่างนั้นกับข้อกำหนดที่เป็นลายลักษณ์อักษรและเวอร์ชันที่การผลิตต้องปฏิบัติตาม

เชื่อมโยงการอนุมัติเข้ากับการตรวจสอบการผลิต

การอนุมัติตัวอย่างเป็นเพียงขั้นตอนหนึ่งของคำสั่งซื้อ ไม่ใช่หลักฐานที่ยืนยันว่าทุกหน่วยการผลิตตรงตามตัวอย่าง ตกลงกันว่าจะประเมินความสอดคล้องของการผลิตอย่างไร และจะจัดการกับความแตกต่างอย่างไร การตรวจสอบที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับสินค้า กระบวนการ และความเสี่ยงของโครงการ บันทึกว่าใครจะเป็นผู้ตรวจสอบ ข้อมูลที่พวกเขาจะได้รับ และเวลาที่ต้องตัดสินใจ แยกการอนุมัติตัวอย่าง การอนุมัติการผลิต และการปล่อยสินค้าออกจากกันในบันทึกของคุณ วิธีนี้จะทำให้การตัดสินใจแต่ละครั้งเข้าใจได้ง่าย และเป็นข้อมูลอ้างอิงที่ชัดเจนสำหรับการสนทนาในภายหลัง